E-Facturatie

Peppol is een protocol waarmee een Europees gedecentraliseerd netwerk tot stand komt waarmee bedrijven en overheden elektronische facturen op een gestandaardiseerde en veilige manier kunnen uitwisselen. Iedere onderneming/zelfstandige kan vrij een Access Point kiezen (waardoor we spreken over een gedecentraliseerd netwerk).

Odoo is een Peppol “Access Point” (“AP”) in België voor zowel het versturen als het ontvangen van facturen.  Niet iedere toepassing (AP) kan zowel de inkomende als uitgaande flow accomoderen. Het is dus belangrijk om een tool te selecteren dat het best aanleunt bij jou behoeften en noden en vaak zal worden afgestemd met de partners waarmee je als ondernemer samenwerkt.  Als voorbeeld jouw accountant, die jouw boekhouding voert binnen zijn eigen IT-infrastructuur en hiervoor verbinding maakt met een Peppol AP voor de aankopen.  Waardoor jij als ondernemer enkel een facturatietool nodig hebt om de verkoopfacturen uit te sturen.

Voor overheidsopdrachten is Peppol in België reeds verplicht. Voor B2B-transacties was het momenteel nog vrijwillig.

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven hun B2B-facturen elektronisch kunnen versturen via Peppol.
Het is dus verstandig om nu al te starten met de implementatie , zodat alles tijdig getest en operationeel is.

Odoo maakt het mogelijk om hierin zeer snel te schakelen en daarenboven geeft het jouw de opportuniteit om alles in 1 omgeving te centraliseren waardoor de ondernemer een schaalbaar systeem heeft dat meegroeit met zijn onderneming.

Beide systemen dienen om elektronisch gegevens uit te wisselen.
Het verschil is dat EDI meestal maatwerk is tussen twee specifieke partijen, terwijl Peppol een open Europees netwerk is met uniforme standaarden (UBL-formaat) dat door duizenden bedrijven en overheden gebruikt wordt.
Peppol is eenvoudiger te configureren omdat uw partner (Peppol AP) de technische implementatie voor zijn rekening neemt.  De kost van een Peppol AP is afhankelijk van provider dus best eerst even de providers met elkaar vergelijken.

Een Peppol-ID is het unieke identificatienummer waarmee je onderneming gekend is binnen het Peppol-netwerk, meestal in dit formaat:
0208:BE0123456789
Je kan je registratie nakijken via de Peppol SMP Directory (zoek op naam of btw-nummer).
Zodra je bedrijf actief is op Peppol, kan het facturen ontvangen via dat ID.

Odoo  voorziet een module voor Belgische e-facturatie, die Peppol ondersteunt.
Na activatie stel je je ondernemingsnummer en land in, en koppel je uw onderneming aan Odoo als  Access Point-provider.

Mocht je reeds eerder voor Peppol geactiveerd zijn (zoals Digiteal, AdValvas, Billit, Doccle, enz.), dan krijg je hiervan een melding.  Indien je wenst om uw Peppol nummer over te dragen naar Odoo dan heb je een migratie sleutel nodig van je huidige Peppol AP-provider.

Peppol zelf is gratis, maar de toegang tot het netwerk verloopt via een gecertificeerde Access Point-provider.
Sommige aanbieders bieden een gratis instapformule met een beperkt aantal facturen per maand.

Odoo zelf voorziet directe Peppol-verbinding in de Odoo Boekhouding app.  Wanneer je enkel de boekhouding app activeert is dus uw Peppol-verbinding gratis via de one-app free formule.

Je maakt in Odoo een factuur aan zoals gewoonlijk.
Bij verzending kies je “Verzenden via Peppol” (of het equivalent in de module).
Odoo genereert dan automatisch een UBL-bestand en stuurt het via de gekoppelde provider naar de ontvanger.

De verzendstatus wordt in Odoo weergegeven (bv. verzonden, afgeleverd, fout).

Dat kan je nagaan via de Peppol Directory of via de zoekfunctie van je provider.

Sommige providers tonen dit rechtstreeks in Odoo, bijvoorbeeld met een vinkje “beschikbaar op Peppol”.

Als de klant geregistreerd is, kan Odoo de factuur meteen elektronisch afleveren.

De factuur kan dan niet via Peppol verzonden worden.
Odoo biedt dan meestal de mogelijkheid om:

• de factuur als PDF + UBL-bijlage via e-mail te versturen, of
• de factuur gewoon te downloaden en handmatig te verzenden.

Uiteraard kan jij als verzendende partij niet verantwoordelijk worden gesteld wanneer de ontvanger partij zich niet in regel zou gesteld hebben met de deadline van 1 januari 2026

Elke Peppol-factuur bestaat uit:

• een PDF-bestand dat leesbaar is voor de klant, en
• een UBL-XML-bestand dat de gestructureerde data bevat.
  Odoo combineert beide bestanden automatisch wanneer je via Peppol verzendt.

Odoo toont de verzendstatus in de factuurweergave.
De provider geeft meestal terug:

• Verzonden
• Afgeleverd
• Foutmelding (bv. ontvanger niet gekend of ongeldige btw).
  Bij fouten krijg je een melding in het logboek van de factuur.

Ja, als je provider inkomende Peppol-facturen ondersteunt.
Deze facturen worden automatisch als leveranciersfacturen geïmporteerd in Odoo, inclusief alle gestructureerde gegevens (leverancier, bedragen, btw, enz.).
Dat maakt verwerking en goedkeuring veel sneller.

Vanaf 2026 moeten alle bedrijven in België facturen uitwisselen via Peppol in UBL-formaat.

Odoo zal dus een centrale rol spelen in die automatisering.
Een goede voorbereiding resulteert in een stresslose eindejaarsperiode, het is dus niet te laat om te starten. Doch adviseren we om niet te wachten tussen kerst en Nieuwjaar …

Als je deze melding krijgt kan het 2 zaken betekenen. Ofwel ben je effectief geregistreerd via een andere tool en dan moet je je daar eerst deactiveren. Soms kan het ook dat odoo Hermes-Belgium herkent als Odoo Access Point. Dit is de  access poitn dat de Belgische overheid gebruikt om alle btw-aangiften te registreren. In dit geval kan je in Odoo gewoon doorgaan en zullen zowel in als uitgaande facturen via Peppol in Odoo verlopen.

Wil je weten waar je geregistreerd bent op Peppol? Gebruik dan de Peppol Checkpoint tool hierboven op deze pagina. Dan weet je meteen waar je geregistreerd bent aan de hand van jouw btw nummer. Opgelet, dit werkt enkel met Belgische BTW-nummers.

Gebruik de Peppol Checkpoint tool hierboven op deze pagina. Dan weet je meteen waar je geregistreerd bent aan de hand van jouw btw nummer. Opgelet, dit werkt enkel met Belgische BTW-nummers.